如果你同一天被一个箱子绊倒无数次，那么表明你需要进行一次整理，以使一切井井有条。这方面的专家, Kwik File Inc.公司的销售副总裁Todd Nelson注意到，有许多人对于一些生活细节没有意识或不知如何利用。比如，“计算机使得我们用纸越来越多，而不是更少。我们用纸觉得自在，不愿放弃。”

    除了信件之外，邮件中心正在处理着其它比过去更多的工作。这要求自动化程度越来越高，同时也意味着要做越来越多的工作，要用越来越多的设备，拥有越来越少的空间和时间。因此，效率变得至关重要。

    Nelson认为，发挥最大的效率是邮件中心的四大目标之一。其它三个目标是：及时准确投递邮件、降低人工成本和最佳地使用空间。

顺畅的工作流程

    通过将邮件中心的功能进行排序，来改进工作流程。对它们进行适当的排序，一步紧跟一步。应使邮件分散化：首先，在邮件中心进行初分类，尔后投递至各分站。这样只需将邮件投递到各部门，不用在邮件中心按员工分拣邮件。

    在大公司，邮件投递分散化意义重大。但有些公司的企业文化不允许邮件中心采取这种方式来投递。比如说，在律师事务所，可能会有一些人希望将邮件发放到自己的办公桌上。但在其它地方，我们还是可以将邮件发到各分站，然后人们到分站去取自己的邮件。

    大多数的邮件中心都要处理邮件的接收和分发。接收邮件包括快递公司和邮局发来的传真和递送品。处理不同的邮件的要诀是相同的：以尽可能少的操作使其到达目的地。

    首先，你需要一张桌子来拣选邮件，最好桌下带有贮物柜。如果桌子上有围栏挡住邮件不往下掉就更好。桌子设计样式多种多样，有的桌子桌面可升高，桌面两边都有围栏。

    你还需要一张能放得下拆包机的桌子来拆邮件，需要有盖邮戳的地方，外加一个公布地址不详邮件的专栏。据Nelson称，有超过20％的邮件地址不够详细。你可以通过一个计算机数据库来查找姓名和部门，以便简化查找程序，将邮件发至目的地。

    Nelson建议，邮件接收和分发的功能应相互独立。从左到右工作的流程最为流畅：接收的邮件放到门口的左边，发出的邮件放到右边。为什么要“从左到右”呢？Nelson说：“你在整理发出的邮件时，希望在门口进行处理，同时又不会影响在门左边工作的人。”收邮件的处理原理一样：你不希望有人将其带入收件区而打扰在里面工作的人。

工效原则

    在邮件中心，工效原则非常重要。比如说，你可能希望桌子边角钝一点，垫得厚一点，以避免撞到它。将桌子高度调得适当，减少弯腰的频率。同样，还可以考虑放置物件的高度不应超过75英寸，因为许多人仅有5英尺高，不到6英尺，他们很难够得着这么高的物件。

    鉴于工作效率和设备两方面的原因，选择高度可调整的桌子非常有用。Nelson说：“你不知道何时需要一个站着的高度，何时需要一个坐着的高度，所以你的设备需要随时达到不同高度”。

    使用标准组件的桌子非常重要，因为你不知道什么时候需要搬动它，或重新摆放东西。比如说，你可能并不想一直使用一张永远是L型的桌子。

    如果你打算定做一些物件，许多制造商都愿意做。不过有这样的麻烦：如果你今年买了一两件物品，明年还要一件，价格可能会贵得多，因为定做物件的价格总是呈上涨趋势。

    设立邮件中心的另一件重要事项是照明问题。你需要有合适的照明才能让职员看清手头的活。灯光应设计在设备的恰当位置，使设备能得到更好的利用。不要想当然地对待贵公司的邮件中心。它的作用非常重要，你有义务使其发挥出应有的作用。

原文经许可重印自IOMA之Marketing Department Management Report，1999年登记版权。 //www.ioma.com.版权所有。饶春平译。